Archivage papier : faut-il opter pour l’externalisation ou s’en occuper en interne ?

Aujourd’hui, les professionnels ont le choix entre plusieurs solutions pour gérer leurs archives en papier. Ils peuvent s’en occuper eux-mêmes, dans leurs locaux, ou alors s’adresser à des prestataires afin d’externaliser cette tâche. Chaque solution présente des avantages et des inconvénients. Pour faire le bon choix, il est conseillé de tenir compte de ses besoins, du volume de documents à archiver et de son budget. En effet, le coût de l’externalisation n’est pas du tout le même que celui de la gestion en interne, qui nécessite souvent l’achat de boîtes et conteneurs. De même, il y a certaines règles à respecter, des délais de conservation notamment.

Externaliser : oui, mais à condition de faire attention

Quand une entreprise a un important volume d’archives, elle peut être tentée d’externaliser leur gestion. Car plus elles sont nombreuses, plus cela prend de la place. Il faut donc avoir un bel espace pour entreposer les conteneurs et boîtes d’archivage. Cela implique aussi d’avoir du personnel pour s’en charger, pour mettre en place une méthode de rangement et mettre à jour les archives. C’est pourquoi, il peut être tentant de passer par l’externalisation. Ainsi, les archives sont confiées à un prestataire qui prend tout en charge : la mise en boîte, le stockage sécurisé, l’indexation informatique …etc. Néanmoins, il faut savoir que l’externalisation ne décharge pas l’entreprise de ses responsabilités et obligations. De même, il faut être vigilant et choisir un prestataire sérieux, proposant une prestation de qualité. Mais si un professionnel veut se recentrer sur son activité ou manque de place dans ses locaux, opter pour cette solution s’avère judicieux. Speciclass vous propose des boites d’archives qui vous permettront de gagner de la place dans votre stockage !

La gestion en interne, une solution pratique nécessitant une organisation méthodique

A l’inverse, lorsqu’une société a peu d’archives ou si elle a assez de place pour les stocker, ou tout simplement, si elle préfère s’en charger elle-même, externaliser n’est pas forcément une bonne idée. Mieux vaut s’occuper en interne de l’archivage. Ainsi, cela permet de gérer cette tâche, de pouvoir accéder à des documents à tout moment. Et au moins, l’entreprise choisit sa méthode de classement. Pour cela, des boîtes et conteneurs d’archivage sont indispensables pour s’y retrouver et éviter de perdre des papiers. C’est aussi important pour les protéger et ainsi, pouvoir les conserver de très nombreuses années. En outre, certains professionnels ont mis au point des systèmes d’archivage efficaces, leur permettant de maîtriser leurs dépenses et la gestion de leurs papiers et dossiers.