L’Association des archivistes français met un guide à la disposition des établissements scolaires pour faciliter la gestion de leurs archives

Il y a un an, en octobre 2018, l’AAF (Association des archivistes français) éditait un guide destiné aux écoles et établissements scolaires privés et publics. Contenant 24 pages, il répond aux questions que se posent régulièrement les directeurs et personnels à propos de l’archivage de leurs documents. Conçu pour les aider, il détaille les pièces à garder et celles qu’ils peuvent éliminer. Son objectif est donc simple : clarifier la gestion des archives. Ce guide transmet également les bonnes pratiques à adopter. En résumé, c’est une aide précieuse pour les chefs des établissements scolaires, qui sont confrontés au quotidien à un nombre important de formulaires, de justificatifs et autres papiers. Or il n’est pas toujours évident de se souvenir ou de savoir précisément combien de temps et comment les conserver.

Un livret très complet contenant des informations utiles

Ce guide sur l’archivage des documents scolaires comporte plusieurs parties. La première donne la définition des archives publiques, rappelle l’intérêt de les conserver et les responsabilités incombant aux personnels dans cette tâche. La deuxième se focalise sur les deux types d’archives : les « classiques » en papier et les électroniques. Dans la troisième partie, l’AAF aborde la question de la maîtrise de l’archivage intermédiaire. Sont notamment mentionnées les règles de conservation et la durée d’utilité administrative.
La quatrième partie est consacrée à un point fondamental : quels documents doivent être gardés, triés ou détruits. Elle explique aussi les démarches à réaliser en cas de fermeture d’un établissement. Enfin, la communication et la valorisation des archives scolaires sont évoquées dans la cinquième et dernière partie de ce guide. Elle donne des pistes sur les manières de les mettre en avant, en organisant des expositions par exemple.

Des établissements où les documents archivés sont nombreux

Dans les écoles publiques et privées, on trouve une grande quantité de documents. Parmi eux, citons les dossiers des élèves, les photos de classes, les papiers administratifs, les pièces comptables, les justificatifs liés aux dépenses, les programmes scolaires mais aussi, les agendas des directeurs et personnels …etc. Si certains ne nécessitent pas d’être conservés, d’autres doivent l’être impérativement afin que les établissements puissent justifier de leurs actions, tant administratives que pédagogiques et financières. Ces archives contribuent aussi à la sauvegarde de la mémoire d’une école. Finalement, ce sont des témoignages, qui illustrent notamment l’évolution de l’enseignement qui a bien changé au cours des dernières décennies. Avec ce guide, on comprend que la valeur d’une archive ne dépend pas de son ancienneté mais de son contenu.