Conseils pour choisir les bonnes boîtes pour l’archivage de documents

Fiscaux, comptables, administratifs, liés aux ressources humaines … les documents que doivent conserver les entreprises et professionnels sont nombreux. Même si aujourd’hui certains sont numériques, il en reste beaucoup en papier à garder durant plusieurs années ou définitivement. Dès lors, il est important d’avoir une méthode d’archivage efficace pour bien s’y retrouver et surtout, optimiser votre espace de stockage. En effet, si les papiers sont rangés n’importe comment et en vrac, cela prendra de la place. De même, vous aurez de grandes difficultés à retrouver ceux dont vous avez besoin. C’est pourquoi, pour les archiver correctement, il est recommandé d’acheter des boîtes. Et pour faire le bon choix parmi tous les modèles disponibles, nous vous donnons quelques conseils.

Tenir compte des papiers à archiver et de vos usages

Pour déterminer les solutions d’archivage répondant à vos attentes, nous vous conseillons de prendre en compte vos besoins. Devez-vous consulter fréquemment vos documents ? Occasionnellement ou très rarement ? S’il s’agit juste de les conserver afin de se conformer à la loi, vous pouvez opter pour des boîtes d’archives définitives. En revanche, si vous êtes amené à les consulter de temps en temps, privilégiez des boîtes de conservation et de rangement. Les papiers à ranger sont également des éléments déterminants dans le choix de vos supports. Pour les photos et les cartes postales, il existe des solutions d’archivage spécifiques. Vous en trouvez également pour les grands formats tels que les registres, les liasses et les particules musicales, normalisées (idéales pour les archives communales par exemple), pour les papiers administratifs ainsi que des chemises de conservation définitive.

Privilégier des supports de qualité, qui résisteront aux épreuves du temps

Si vous vous adressez à notre société pour vos boîtes d’archivage, vous pouvez commander des pièces sur-mesure, personnalisées avec votre logo ou le blason de votre commune. Vous profitez aussi de supports parfaitement adaptés aux archives, solides et qui les protègeront durant de longues années. De même, vous retrouvez des boîtes ignifugées et des sangles. Nous vous recommandons de toujours mettre des étiquettes ou d’écrire l’année correspondante ou les documents stockés à l’intérieur pour vous y retrouver facilement et rapidement. Pensez aussi à les entreposer sur des rayonnages pour éviter qu’elles soient directement au contact du sol. Et si vous avez des questions, notre équipe est à votre écoute pour vous répondre et vous aider lors de vos achats.