Documents professionnels : quels sont les délais de conservation ?

Chaque entreprise, quel que soit son secteur d’activité, doit garder précieusement de nombreux papiers. En effet, plusieurs textes prévoient cette obligation de conservation, notamment des articles du Code civil, du Code du commerce et du Code du travail. Ils concernent tout document émis ou reçu dans l’exercice d’une activité professionnelle. Des durées minimales ont été instaurées par les textes en vigueur. Bien sûr, une société peut les conserver au-delà de ces délais mais surtout pas en-deçà. Et si aujourd’hui, de plus en plus de docs sont numérisés, des archives papier sont toujours nécessaires. Pour bien les organiser, vous pouvez faire le plein de boîtes en carton qui les protègeront durant de nombreuses années.

Des durées variables selon les papiers

Les professionnels doivent conserver des documents à des fins probatoires. Des délais ont été fixés qui correspondent aux périodes durant lesquelles l’administration peut réaliser des contrôles a posteriori. Sur le site du service public français, la liste complète des papiers à garder est indiquée. Parmi les documents civils et commerciaux dont la conservation est nécessaire, nous pouvons citer les contrats conclus par voie électronique dès 120€ (10 ans à partir de la livraison ou de la prestation), les pièces bancaires (5 ans), les déclarations en douane (3 ans) et le dossier d’un avocat (5 ans à compter de la fin du mandat).
Pour les pièces comptables, comme les livres, registres et les justificatifs tels que des bons de commande, le délai est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Concernant les papiers fiscaux, impôts sur le revenu, les sociétés, BIC et cotisation foncière d’entreprise notamment, la durée de conservation est de 7 ans.
Pour les documents sociaux, cela varie également. Par exemple, les statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association doivent être gardés 5 ans à partir de la perte de personnalité morale ou de la radiation du RCS. Pour les comptes annuels, c’est 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Enfin, pour les pièces relatives à la gestion du personnel, la durée va de 1 à 5 ans. 5 ans pour des bulletins de paie et des déclarations d’accident du travail auprès de la CPAM. 3 années pour les papiers liés aux charges sociales et à la taxe sur les salaires.

Les sanctions prévues en cas de non-conservation

Pour les entreprises, la conservation de ces documents est obligatoire. Il est donc important de connaître les délais prévus par la loi pour s’y conformer. D’autant que dans certains cas, ne pas les garder peut être passible de sanctions. Par exemple, l’article 1734 du Code général des impôts précise que « le refus de communication des documents et renseignements demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou tout comportement faisant obstacle à la communication entraîne l’application d’une amende de 5 000 € ». De même, des articles du Code pénal disposent que le faux et l’usage de faux sont punis d’une amende, de peines complémentaires et/ou d’emprisonnement. Par conséquent, mieux vaut stocker toutes les pièces relatives à l’exercice d’une activité professionnelle pour éviter des problèmes en cas de contrôle.