Quelles sont les normes d’archivage d’une entreprise ?

La loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 définit les archives comme “l’ensemble des documents quels que soient leurs dates, forme et support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tous les services et organismes publics ou privés dans l’exercice de leur activité”. Les archives des entreprises sont donc concernées par la législation et par les normes régissant le système d’archivage.

Quelles sont les normes d’archivage en vigueur dans une entreprise ?

Les normes d’archivage applicables aux entreprises

Les normes pour les archives papier.

Le conditionnement des archives papier a été réglementé par différentes normes. On parle ici de boîtes et de conteneurs de boîtes à archives.
La norme ISO 16245 de 2009 définit “les prescriptions concernant les boîtes et les chemises en matériaux cellulosiques destinées à être utilisées pour la conservation à long terme de documents d’archives sur support papier ou parchemins”. Les boîtes et les conteneurs de boîtes à archives conformes sont les ISO 16245-A et 162456-B. La norme NF Z40-014 de mai 2011 décrit plus précisément les caractéristiques des boîtes et des conteneurs de boîtes à archives utilisés pour une conservation à long terme des papiers. La norme NF Z 40-012 précise quels sont les matériaux plastiques utilisés pour le conditionnement à long terme des documents papier, leur transport, leur mise en valeur et leur communication.

 

Les normes pour les archives électroniques

Les archives électroniques ont fait l’objet de différentes normes. Ainsi, dès 1999, la norme NF Z 42-013 a été diffusée par l’ AFNOR et a été révisée plusieurs fois. Elle a pour objectif d’assurer la pérennité, l’intégrité, la sécurité et la traçabilité des documents électroniques. Elle décrit les mesures techniques et organisationnelles pour y parvenir.
La norme ISO-14641-1 de 2012 détaille le processus d’archivage du document électronique.
L’ ISO 14721 concerne la conservation à long terme des documents, quelles que soient les évolutions technologiques.
L’ISO-19005-1 est une norme internationale instaurant le fichier pdf/A-1 comme format des fichiers électroniques.

 

Le conditionnement des archives papier et électroniques

Outre un conditionnement réglementé dans des boîtes ou des conteneurs de boîtes à archives, les entreprises sont soumises à une durée minimale de conservation des documents papier ou électroniques. Les entreprises doivent conserver leurs archives pendant certaines durées minimales.
Ces délais varient selon la nature des documents. Par exemple, le délai est de 10 ans pour les pièces comptables et 6 ans pour les documents fiscaux.

 

Le record management

La norme ISO 15489 a pour objectif le record management, c’est-à-dire la gestion des archives courantes et intermédiaires. Elle concerne tous les supports d’archivage, pour “la gestion du cycle de vie des documents produits par un organisme afin de constituer une information authentique, fiable, intègre et exploitable”. Cette norme va permettre aux entreprises d’obtenir une certification de son système d’archivage.