Chaque année, les entreprises sont confrontées à une importante quantité de documents à conserver et à archiver. Parmi eux, figurent les notes de frais. Et pendant longtemps, une question se posait quant à leur conservation. Est-il nécessaire ou obligatoire d’en garder une trace papier alors qu’aujourd’hui, elles sont entrées dans des logiciels ou systèmes informatiques ? D’autant que ces justificatifs sont réclamés par les services de l’Urssaf qui luttent ardemment contre les fraudes. C’est pourquoi, tout employeur doit pouvoir justifier par la réalité des frais engagés et donc, garder les justificatifs de toutes les notes de frais. Et grâce à la loi de financement de la Sécurité sociale pour l’année 2019, le flou concernant les délais et conditions d’archivage de ces documents a été levé.
Le stockage informatique désormais autorisé
La gestion des originaux et justificatifs des notes de frais peut s’avérer assez complexe. Or mieux vaut bien les conserver car leur absence est sanctionnée financièrement. Heureusement, dorénavant, elle se fait plus simplement. Depuis l’entrée en vigueur de la loi de financement de la Sécurité sociale pour 2019, un nouvel article a été ajouté dans le Code de la sécurité sociale concernant ces pièces justificatives. Il stipule que les employeurs doivent conserver pendant 6 mois, à compter de la date à laquelle ils ont été établis ou reçus, les documents « nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales ». La raison : en cas de contrôle de l’URSSAF, ces derniers sont réclamés et doivent être présentés. Ce même article précise également que les documents ou pièces établis ou reçus sur support papier « peuvent être conservés sur support informatique ». Par conséquent, les entreprises ont la possibilité de gérer leurs justificatifs sur informatique, ce qui est plus pratique.
Un archivage numérique pouvant être réalisé en interne ou externalisé
Pour être valables, les justificatifs des notes de frais numérisés doivent être reproduits à l’identique de la copie originale. Il est interdit de les modifier (pas de recadrage donc, ni de changement des couleurs ou de filtrage par exemple). Pour l’enregistrement des fichiers numériques, cela doit être fait en PDF ou PDF A/3. Et pour réaliser cet archivage numérique, les entreprises ont le choix. Soit elles s’en occupent elles-mêmes, en tenant compte des conditions fixées par la loi. Soit elles font appel à un prestataire extérieur. Cette seconde solution peut être une bonne idée si le volume des notes de frais est élevé pour éviter des oublis ou des erreurs.