L'archivage des documents
Aujourd’hui, il est essentiel de mettre en place de bonnes pratiques pour protéger les documents à archiver. L’archivage des données est devenu une réelle nécessité pour les particuliers et les entreprises. Pour archiver les données de manière optimale, plusieurs règles et méthodes doivent être mises en place. Cela vous permettra une manipulation durable et plus aisée des documents archivés.
Quelles sont les conditions d’archivage actuelles?
De manière générale, l’archivage répond à trois principes essentiels : la sécurité, l’accessibilité et la durabilité des données archivées. L’archivage obéit à plusieurs étapes dont les plus importantes sont :
- L’identification des éléments à archiver : à cette phase, les éléments à archiver font l’objet d’une sélection et d’un ordonnancement méticuleux. En fonction de leur usage régulier ou non, ceux-ci feront l’objet d’un stockage minutieux.
- Le stockage : une fois les documents identifiés, ces derniers sont rangés selon les règles d’archivage en vigueur. La sécurité des documents archivés doit être optimale. Aussi, ils sont à l’abri de tout risque à l’instar des incendies ou des conséquences du climat. L’usage d’une boîte ignifugé ou boite archive anti feu est à cet effet essentiel. Cette boîte met vos documents à l’abri de l’eau, de l’air, des moisissures, des insectes, des rongeurs et du feu. Elle permet une longue conservation de vos archives.
- La conservation : le choix de la matière de la boîte est crucial pour bénéficier d’une conservation optimale. La boîte ignifugée est une boîte archive anti feu résistante. En effet, les propriétés du carton ignifugé sont telles qu’elles retardent l’embrasement rapide des documents en cas d’incendie. Au moment de sa fabrication, la résistance au feu du carton est testée. Il en va de même de sa durabilité. La boîte en carton ignifugé résiste aux chocs et il est difficile qu’elle s’éclate ou se détériore sous le poids de la compression. Des documents bien conservés permettent un archivage en toute sécurité qui dure plusieurs années. Bien plus, une conservation de qualité favorise une meilleure consultation des archives.
Pourquoi solliciter les conseils d’un professionnel de l’archivage?
Diverses dimensions de dossiers sont proposés sur le site de SpeciClass. Cela étant, il est monnaie courante dans l'archivage d'entreprise d'avoir un besoin spécifique. Dans ce cas, contacter l'entreprise spécialiste du domaine depuis un quart de siècle afin qu'elle vous confectionne un modèle sur-mesure. Par ailleurs, n'hésitez pas à contacter ces experts afin de personnaliser un produit d’archivage faisant la part belle à votre marque ou logo. Sans engagement, un devis vous permettra de chiffrer combien vous coûtera la personnalisation de vos archives. Un plus qui peut faire la différence avec des clients précieux.