Les 15 et 22 mars 2020, les élections municipales auront lieu dans les communes de France. Un scrutin important puisqu’il permet aux citoyens de choisir leurs représentants à l’échelle locale. Pour les maires actuellement en poste, ces élections comportent plusieurs enjeux dont un, peu connu du grand public, mais qui a toute son importance. Il s’agit de l’archivage qui permet, comme le rappelle l’Association des archivistes français (l’AAF), la continuité de l’action publique et sa transparence. C’est pourquoi, début février, à quelques semaines du premier tour, ses membres ont souhaité sensibiliser les élus et les candidats à cette question. Pour cela, des affiches ont été créées.
Un message clair pour rappeler aux élus leurs obligations
Cette campagne de sensibilisation de l’AAF a pour thème : « Élections municipales et communautaires : un seul choix, l’archivage ». Ce dernier a été décliné sur plusieurs affiches, des supports papier et électronique. Pour l’Association, les élections de mars sont l’occasion de rappeler aux élus et aux candidats l’importance de l’archivage des documents municipaux et locaux afin d’assurer la continuité de l’action publique. D’autant que cela fait partie de leurs obligations puisque les élus, et plus particulièrement le maire, sont responsables des archives dès leur entrée en fonction. Concrètement, cette responsabilité prend la forme d’un procès-verbal de récolement, qui est un état, sommaire ou détaillé, des archives disponibles dans une mairie et qui est obligatoire. Et lors d’une passation, un procès-verbal de décharge est dressé pour le maire sortant et un de prise en charge pour le nouvel élu. Dans ses affiches, l’AAF insiste également sur la tenue de registres, et la prise en compte des circulaires liées à la conservation des archives.
Des outils mis à disposition des élus et archivistes par l’AAF
Cette campagne s’adresse donc à plusieurs cibles, les édiles actuellement en poste, les candidats et les archivistes. C’est pourquoi l’AAF a voulu qu’elle soit « simple d’usage pour les archivistes, succincte et pédagogique pour les élus ». Pour cela, elle a créé des outils qu’elle met à leur disposition. Parmi eux, on retrouve des fiches pratiques, un annuaire des services d’archives, des guides, des liens vers les textes règlementaires en vigueur, des conseils de professionnels pour réaliser un récolement, des publications de l’AAF …etc. Des ressources précieuses pour tout