Comment archiver des documents en toute sécurité ?

Divers documents – comptables, administratifs, juridiques, fiscaux notamment – doivent être conservés par les entreprises, les professionnels durant plusieurs années. Cela implique de les stocker dans un endroit sûr, à l’abri de l’humidité et aisément accessible. De même, il est indispensable de les entreposer dans des contenants adéquats afin de les protéger de l’humidité, des agressions extérieures et d’autres menaces (des incendies par exemple). Par conséquent, une question se pose : comment bien archiver ces documents ? S’il faut tenir compte de leurs dimensions, de leur nature, de la fréquence de consultation, il est également important de faire attention aux boîtes dans lesquelles ils sont stockés.

Les boîtes ignifugées, des alliées anti-feu

Même si des archives sont entreposées dans un lieu sécurisé, elles ne sont pas à l’abri d’un incendie. Or, si un feu se déclare, des boîtes « classiques », en carton, risquent de ne pas les protéger efficacement. Dès lors, comment bien archiver ces documents devant être conservés à tout prix ? La réponse est simple : en utilisant des boîtes ignifugées. Ces dernières sont recommandées pour l’archivage de documents originaux, à haute valeur juridique, à garder pendant 30 ans ou plus. Confectionnées en carton ignifugé (retard au feu classé M1 permanent), elles résistent à l’humidité, aux projections. Ainsi, elles offrent une protection contre le feu et contribuent à éviter la destruction de ces papiers.

Le carton, un matériau robuste assurant une conservation optimale

De manière générale, pour bien archiver des documents, il faut utiliser des boîtes en carton. En effet, ce matériau est solide et les préserve des agressions extérieures pouvant les détériorer, comme la lumière, l’humidité, l’air et les poussières. Et comme il existe plusieurs modèles et dimensions, les entreprises, collectivités, administrations peuvent facilement trouver des contenants adaptés à leurs archives. De plus, la résistance des boîtes en carton à la déchirure, à l’écrasement ou encore à la compression, simplifie leur manipulation, leur rangement sur des étagères. Possédant une longue durée de vie, elles sont économiques et pratiques. En somme, elles sont incontournables et indispensables !