L’archivage papier, une solution qui a encore de l’avenir !

Avec l’essor du numérique et de la dématérialisation, la fin du papier a été, à de nombreux reprises, prédite. Pour l’instant, ces prédictions ne sont pas complètement avérées puisque si le papier a un peu disparu dans certains cas, il reste tout de même présent dans notre quotidien. Et c’est le cas notamment pour les professionnels. De plus, si on peut désormais numériser des documents pour les archiver sur Internet, l’archivage classique n’a pour autant pas dit son dernier mot. Cette méthode a encore de beaux jours devant elle et reste incontournable pour certaines pièces, historiques par exemple. D’autant qu’il existe divers systèmes pour bien les conserver, à l’abri de la lumière, de la poussière et de l’usure du temps.

Une méthode traditionnelle mais pratique

Toutes les entreprises doivent conserver des documents. Cela fait partie de leurs obligations. Si depuis quelques années, le stockage se fait beaucoup de manière numérique, l’archivage papier reste une solution privilégiée par les sociétés, surtout les petites. Souvent, elles s’en occupent en interne. Ainsi, elles accèdent à leurs archives quand elles le souhaitent.
En outre, numériser des pièces (factures, contrats, attestations …etc.) peut prendre du temps, surtout quand on ne le fait pas tout de suite. Quand elles s’accumulent, il est souvent plus simple de les archiver dans des boîtes. Cela permet aussi de garder une trace physique et de les retrouver aisément en cas de besoin.

Bien s’organiser, un détail important pour s’y retrouver facilement

Aujourd’hui, l’archivage classique subsiste à côté de sa version numérique. Il est possible d’opter pour les deux méthodes : le papier pour les anciens documents, le numérique pour ceux reçus par voie électronique. Ou de privilégier l’une de ces techniques. Si vous choisissez l’archivage papier, il est indispensable de veiller à sa bonne organisation. Il ne faut pas laisser les documents s’entasser dans des armoires de rangement. Il faut les ranger par catégorie, dans des boîtes ou conteneurs en carton par exemple, les identifier à l’aide d’étiquettes ou d’annotations, et les classer par date et année. Sans cela, vous risquez de ne pas vous y retrouver et de perdre du temps à chercher des pièces.