Pour la conservation et l’archivage des documents, il existe plusieurs solutions afin de les préserver des effets du temps. Parmi elles, on trouve les boîtes d'archive en carton au pH neutre, qui sont très prisées des instances publiques car elles répondent aux exigences des Archives de France (SIAF) et aux recommandations de la Bibliothèque nationale de France (BnF) et des Archives Nationales (AN). A l’intérieur, les documents (des photos, des registres, des cartes, des papiers importants ou anciens par exemple) sont à l’abri et peuvent traverser les ans sans s’abîmer. Un détail important pour la mémoire collective et pour l’histoire de ces structures, de ces établissements publics. D’autant que ces boîtes sont déclinées en plusieurs modèles et dimensions.
Une référence recommandée par le SIAF aux instances publiques
Pour bien conserver des documents, il est indispensable de choisir les bonnes solutions d’archivage. Ils ne peuvent pas être stockés n’importe comment, dans de simples cartons d’emballage. Il faut tenir compte de leur spécificité, du lieu et des conditions où ils seront archivés. Et pour les instances publiques, tels les mairies, les collectivités territoriales, les musées et les bibliothèques, le SIAF, les AN, la BnF recommandent d’utiliser des boîtes normalisées au pH neutre. L’absence d’acidité de ces dernières permet une très bonne conservation car les documents sont protégés de l’action des acides. De même, elles les préservent de la poussière, de l’humidité, de l’air.
Un contenant assurant la protection des archives
La mission de la BnF (Bibliothèque nationale de France) et des Archives Nationales est de collecter, d’archiver, de conserver, d’enrichir et de communiquer le patrimoine documentaire national. Ce sont donc des spécialistes de l’archivage ! Dès lors, si elles conseillent l’utilisation des boîtes au pH neutre, ce n’est pas un hasard ! Grâce à ces boites normalisées, les archives sont bien protégées, permettant ainsi aux prochaines générations de les consulter. Résistantes, elles les mettent à l’abri des agressions extérieures. Elles facilitent également leur manipulation, leur rangement. Et comme divers formats sont disponibles, chaque instance publique peut trouver des contenants adaptés à ses besoins, et surtout conformes aux normes d’archivage en vigueur.