Comment doivent être conditionnées les archives selon les normes ISO définies pour l’archivage ?

Certification AFNOR

A ce jour, plusieurs normes ISO concernant l’archivage sont en vigueur et doivent être respectées afin de garantir la bonne conservation des archives. D’autant que ces dernières sont très précises et donnent des informations sur le papier à utiliser et les critères à prendre en compte pour le conditionnement de documents. Parmi elles, citons les normes ISO 16245, ISO 9706, Afnor Z40-012 et Z40-014. De même, il existe des règlementations spécifiques pour certaines archives, comme la norme ISO 18911 pour les photographies, qui en raison de leur nature, doivent faire l’objet d’une plus grande protection contre les agressions extérieures telles que la poussière, la lumière et la pollution.

Les boîtes et chemises à utiliser pour une conservation à long terme

Pour assurer une parfaite conservation des archives, il est indispensable d’utiliser des conditionnements adaptés, qui préserveront les documents des détériorations physiques. D’ailleurs, cette conservation est réglementée et régie par plusieurs normes, dont l’ISO 16245. Pour protéger durablement des archives et leur éviter des dommages, il est nécessaire d’utiliser des boîtes en carton épais de pure cellulose (de pH neutre ou alcalin), qui résistent aux dégradations environnementales et aux nombreuses manipulations. Les matériaux plastiques, produits chimiques et tout métal oxydable doivent être évités car ils peuvent dégrader les pièces archivées. Les chemises, quant à elles, offrent une protection supplémentaire (au même titre que les enveloppes, les dossiers à rabat par exemple) si elles sont en papier de conservation de 100 à 120g.

Les matériaux à bannir et conditionnements à privilégier pour l’archivage de photographies

Si la plupart des archives obéissent aux mêmes normes, il en existe quelques-unes destinées exclusivement aux images et en particulier aux photographies. C’est le cas de la norme ISO 18911 qui prévoit les règles de conservation à respecter et les contenants à utiliser pour les stocker. Ainsi, plusieurs matériaux doivent être éliminés en raison de leur mauvais vieillissement dans le temps dont les pochettes en papier cristal, celles en PVC, les boîtes en bois résineux et celles dans lesquelles le papier photographique était vendu. En revanche, doivent être privilégiés pour l’archivage des photos des pochettes en papier, transparentes, en polyester ou encore, des cartons de conservation. En fait, pour choisir le bon conditionnement, il faut tenir compte des supports archivés, de leur volume et de leurs usages (seront-ils régulièrement consultés ?).