Pour les entreprises, les pièces comptables sont des documents importants, qu’il est indispensable de bien conserver. En cas de besoin, elles peuvent servir de preuves, de justificatifs. Mais encore faut-il les archiver correctement et surtout, savoir combien de temps il est obligatoire de les garder. En effet, en France, il existe des délais à respecter pour l’archivage de la comptabilité. Et la durée peut varier d’une pièce à une autre car elles n’ont pas forcément la même importance. De plus, mieux vaut ne pas déroger à la loi car des sanctions ont été prévues. Et il ne faut jamais oublier que l’administration peut réaliser régulièrement des contrôles pour s’assurer du respect de la réglementation.
Les délais à respecter pour les archives des documents comptables des entreprises
En comptabilité, il existe une règle à laquelle toutes les entreprises doivent se conformer. Et elle est simple : il faut conserver tout document émis ou reçu lors de l’exercice de l’activité. La loi, quant à elle, a prévu des durées minimales de conservation. Cependant, une société peut parfaitement aller au-delà de ces délais. Ces derniers sont précisés par le Code du Commerce qui stipule que la durée de conservation est de 10 ans. Ainsi, les documents comptables obligatoires (livre journal, livre d’inventaire, registre …etc.) doivent être gardés pendant 10 à compter de la date de clôture de l’exercice. C’est également le cas des pièces justificatives, comme les bons de commande, de livraison, de réception, les factures des clients et des fournisseurs.
Un archivage obligatoire passible de sanctions en cas de non-respect
Ces dispositions concernant l’archivage des documents comptables sont donc obligatoires. Pour veiller à leur respect, des sanctions ont été prévues. Ici, l’objectif n’est pas d’embêter les entreprises mais de les protéger puisque la comptabilité, si elle est convenablement tenue, peut servir de preuve dans un litige. Ainsi, tout professionnel omettant volontairement d’enregistrer des écritures, ou enregistrant des écritures inexactes ou fictives, encourt une peine de 5 ans d’emprisonnement et une amende de 37 500 €. La destruction de papiers comptables est passible d’une amende de 45 000€ et d’un emprisonnement de 3 ans. Idem pour la dissimulation. D’autres peines plus lourdes s’appliquent également en cas de faux et usage de faux, ou de fraude fiscale. Par conséquent, respecter la durée d’archivage de la compatibilité semble la meilleure solution !