Les professionnels, entreprises et collectivités ne sont pas les seuls à devoir conserver certains papiers administratifs. Les particuliers sont également concernés. L’objectif n’est pas d’encombrer les placards mais de garder des documents importants, dont on peut avoir besoin tout au long de sa vie. Et autant bien les ranger pour savoir où les trouver lorsque c’est nécessaire. Pour un rangement optimal, il faut opter pour des boîtes d’archives afin de les mettre à l’abri d’agressions extérieures telles que la poussière et l’humidité. De même, mieux vaut mettre en place un système d’archivage clair pour ne pas perdre de temps à les chercher. L’utilisation d’étiquettes pour préciser le contenu de chaque boîte de rangement est, par exemple, une idée judicieuse.
Une liste assez longue de documents à conserver précieusement
En France, il existe de nombreux papiers administratifs ayant une durée de conservation permanente. Nous n’allons pas en dresser une liste exhaustive mais plutôt, en citer quelques-uns. Tout d’abord, il y a les documents familiaux, à savoir l’acte d’état civil, l’acte de reconnaissance d’un enfant, un contrat de mariage, le jugement d’un divorce, d’une adoption et le livret de famille. Ensuite, on trouve ceux liés au logement, comme le titre de propriété d’un bien. Puis, les bulletins de paiement d’une pension de retraite, de salaire doivent faire l’objet d’un archivage. La loi impose aussi la conservation du livret militaire et de l’attestation des services accomplis. Enfin, il faut garder toute sa vie son carnet de vaccination, son carnet de santé, les résultats d’examens médicaux et les certificats médicaux.
Utiliser des boîtes pour leur rangement et leur bonne conservation
Pour éviter d’égarer et d’abîmer des papiers administratifs, il est vivement recommandé de les ranger. Et pour garantir leur conservation dans de parfaites conditions, il suffit d’utiliser des boîtes d’archives en carton. Ces dernières ont été spécialement conçues pour la protection et le rangement des documents sur le long terme. Et pour un bon archivage, le plus simple est de les classer selon leur catégorie en rassembler dans une même boîte les pièces concernant la santé, dans une autre celles liées à la famille …etc. En outre, en les identifiant à l’aide d’étiquettes ou en inscrivant la nature des archives sur le carton, il sera plus facile de les retrouver.