Comment faire pour procéder à un désarchivage ?

Pour les professionnels, la conservation de certains documents est une obligation à laquelle ils ne peuvent se soustraire. Ils doivent les conserver pour plusieurs raisons et utiliser des conteneurs et boîtes spécifiques afin de les protéger et les archiver correctement. Mais pour la plupart des archives, au bout d’un certain nombre d’années, il est possible de s’en débarrasser. Dans ce cas, on parle de désarchivage. Ce procédé peut tout à fait être effectué en interne, mais aussi externalisé. Dans les deux cas, cela implique de détruire des documents qui sont devenus obsolètes, inutiles et encombrants. Et lorsque des données sont confidentielles, il est indispensable de préserver leur confidentialité durant la destruction.

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Le délai de conservation et la confidentialité, deux éléments importants

Avant de procéder à un désarchivage, il faut absolument vérifier les délais de conservation fixés par la loi. Lorsqu’ils sont atteints, les professionnels ne sont plus obligés de garder les documents concernés. Ils peuvent les détruire pour faire de la place pour de nouvelles archives. Donc, avant de commencer, mieux vaut se renseigner car cette opération est définitive. De même, il ne faut pas oublier que certains papiers doivent être conservés indéfiniment.
La confidentialité des données est également un point essentiel. En effet, quand des documents contiennent des données confidentielles, les entreprises doivent être vigilantes quand elles les détruisent. Elles doivent être illisibles après avoir été détruites afin que personne ne puisse les lire. C’est pourquoi les sociétés proposant des services de désarchivage s’engagent à respecter une clause de confidentialité.

Un geste écologique, qui permet de faire du tri

Désarchiver ne permet pas uniquement de faire de la place, de supprimer des documents qu’il n’est plus nécessaire de conserver. Ce procédé concernant des archives en papier, il est aussi important de penser à leur recyclage. Ainsi, cela peut devenir un geste écologique. Pour cela, il faut que ces documents détruits, devenus des déchets, soient acheminés vers un centre de traitement pour leur broyage et leur recyclage.
Dès lors, si vous êtes intéressé, rappelez-vous que vous pouvez vous occuper du désarchivage en utilisant un appareil dédié (un destructeur de papier) puis, en confiant les déchets à un centre de traitement. Mais vous avez aussi la possibilité de vous adresser à une entreprise spécialisée dans cette tâche, qui prendra tout en charge.