Vous avez certainement accumulé une quantité importante de papiers au fil des années : factures, contrats, relevés bancaires, avis d'imposition, etc. Face à cette montagne de documents, une question cruciale se pose : combien de temps faut-il les garder ?
Garder ses papiers trop longtemps peut encombrer votre espace et vous exposer à des risques de perte ou de vol. En revanche, les jeter trop rapidement peut vous empêcher de faire valoir vos droits en cas de litige.
Cet article vous aidera à y voir clair en vous indiquant les délais de conservation applicables aux différents types de documents. Vous trouverez également des conseils pratiques pour bien organiser et stocker vos papiers dans vos boîtes à archive.
1. Les documents à conserver à vie
Certains documents ont une valeur inestimable et doivent être conservés à vie. Il s'agit notamment de :
· Actes d'état civil : acte de naissance, acte de mariage, acte de décès, livret de famille.
· Diplômes et certificats d'études : brevet, baccalauréat, diplôme universitaire, etc.
· Justificatifs de propriété immobilière : titre de propriété, acte de vente, etc.
· Contrats de travail et documents liés à la retraite : contrat de travail, bulletins de salaire, relevé de carrière, etc.
· Jugements et décisions de justice : jugement de divorce, décision de justice, etc.
Conseils:
Numérisez ces documents et conservez les copies numériques dans un endroit sûr.
Conservez les originaux dans un coffre-fort ou un classeur sécurisé.
Ne confiez jamais les originaux à une tierce personne.
2. Les documents à conserver pendant 10 ans
D'autres documents importants doivent être conservés pendant 10 ans. Parmi ceux-ci, on trouve :
· Factures d'achat de biens immobiliers : facture d'achat d'une maison, d'un appartement, etc.
· Déclarations de revenus et avis d'imposition : déclaration de revenus, avis d'impôt sur le revenu, avis d'impôt foncier, etc.
· Justificatifs de frais professionnels : notes de frais, factures, etc.
· Dossiers médicaux : compte rendu d'hospitalisation, ordonnances, etc.
Conseils:
Classez ces documents par année et par catégorie.
Conservez-les dans un endroit sec et à l'abri de la lumière.
Jetez les documents après 10 ans, sauf si vous avez des raisons de les conserver plus longtemps (par exemple, en cas de litige).
3. Les documents à conserver pendant 3 ans
Voici quelques exemples de documents à conserver pendant 3 ans:
· Factures d'achats courants : factures d'électricité, de gaz, d'eau, etc.
· Quittances de loyer
· Contrats de location
· Avis d'imposition sur les revenus fonciers
Conseils:
Vous pouvez jeter ces documents après 3 ans, sauf si vous avez des doutes sur la régularité d'une transaction.
Si vous êtes en litige avec un professionnel, conservez les documents liés au litige jusqu'à la fin de la procédure.
4. Les documents à conserver pendant 1 an
Certains documents peuvent être jetés après 1 an, tels que :
· Bulletins de salaire
· Relevés de compte bancaire
· Factures de télécommunications
Conseils:
Vous pouvez jeter ces documents dès que vous n'en avez plus besoin.
Si vous avez besoin de les consulter pour vos impôts, conservez-les jusqu'à la fin de l'année suivant l'année d'imposition.
5. Les documents à jeter immédiatement
Enfin, il existe des documents que vous pouvez jeter immédiatement, comme :
· Tickets de caisse (hors garantie)
· Flyers et prospectus
· Publicités
Conseils:
Débarrassez-vous régulièrement de ces documents pour éviter de les accumuler.
Recyclez-les pour contribuer à la protection de l'environnement.
6. Conseils pour bien conserver ses papiers
· Numérisez vos documents importants et conservez les copies numériques dans un endroit sûr, comme un disque dur externe ou un service de cloud sécurisé.
· Classez vos documents par catégorie et par date. Vous pouvez utiliser des classeurs, des boîtes d'archives en carton ou des logiciels de classement.
· Conservez vos documents dans un endroit sec et à l'abri de la lumière. Évitez les caves, les greniers et les garages, car ces endroits peuvent être humides ou exposés à des variations de température.
· Jetez les documents dont vous n'avez plus besoin. Vous pouvez les déchiqueter ou les recycler.
· Faites des copies de vos documents importants et conservez-les dans un endroit différent des originaux. Cela vous permettra de les retrouver en cas de perte ou de destruction.
· Soyez prudent lorsque vous partagez vos documents personnels. Ne les confiez qu'à des personnes de confiance.
La conservation des papiers est une question importante qui ne doit pas être négligée. En suivant les conseils prodigués dans cet article, vous saurez combien de temps conserver vos documents et comment les organiser et les stocker de manière optimale.
N'oubliez pas que bien conserver ses papiers est essentiel pour protéger ses droits et éviter les litiges.
Vidéo : combien de temps garder ses papiers personnels ?
FAQ – Durée de conservation de vos papiers
1 – Combien de temps dois-je conserver les bulletins de salaires ?
Les bulletins de salaire, contrat de travail et certificats de travail doivent être conservés jusqu'à la liquidation de la retraite. Les attestations Pôle emploi doivent être conservées jusqu'à deux ans à partir de la date d'inscription comme demandeur d'emploi
2. Que faire des documents numérisés ?
Les documents numérisés ont la même valeur juridique que les documents papier, à condition de respecter certaines conditions :
Les documents doivent être numérisés à l'identique des originaux.
La numérisation doit être effectuée à l'aide d'un procédé fiable garantissant l'intégrité des documents.
Les documents numérisés doivent être conservés dans un format sécurisé et accessible.
3. Comment organiser et stocker mes papiers ?
Voici quelques conseils pour organiser et stocker vos papiers :
· Classez vos documents par catégorie et par date.
· Utilisez des classeurs, des boîtes d'archives ou des logiciels de classement.
· Conservez vos documents dans un endroit sec et à l'abri de la lumière.
· Faites des copies de vos documents importants et conservez-les dans un endroit différent des originaux.
4. Existe-t-il des solutions de dématérialisation des documents ?
Oui, il existe de nombreuses solutions de dématérialisation des documents. Vous pouvez utiliser un scanner, un service de cloud ou une application mobile pour numériser vos documents. Il existe également des entreprises spécialisées dans la digitalisation de vos documents quels que soient les dimensions de ces documents. Il peut être intéressant de faire appel à ces sociétés pour numériser des documents de grandes tailles comme des plans ou des cartes géographiques.
5. Quels sont les risques liés à la conservation des documents papier ?
Les documents papier peuvent être endommagés par l'humidité, le feu, le vol ou la perte. Il est important de les conserver dans un endroit sûr et de les protéger contre ces risques. Utilisez de préférences des boîtes d’archives spécifiques pour chaque type de documents en prenant en compte la durée de conservation souhaitée et l’environnement dans lequel seront stockées ces boîtes d’archivage.
En effet il existe différentes typologies de contenants par exemple les boîtes d’archive pour la conservation intermédiaire, ou les boîtes d’archive pour la longue conservation comme les célèbres boîtes Cauchard.
6. Que faire en cas de perte ou de destruction de mes papiers ?
En cas de perte ou de destruction de vos papiers, vous devez contacter les organismes qui ont émis les documents originaux. Vous pouvez également demander une attestation de perte ou de destruction à la police ou à la gendarmerie.
7. La durée de conservation des documents est-elle la même pour tous ?
Non, la durée de conservation des documents peut varier en fonction de la situation et du profil de chaque personne. Vous trouverez des informations plus précises sur les durées de conservation légales dans les sources suivantes :
Service-Public.fr: durée de conservation des papiers
economie.gouv.fr: délais de conservation des papiers personnels
8. Existe-t-il des exceptions aux durées de conservation légales ?
Oui, il existe des exceptions aux durées de conservation légales. Par exemple, vous pouvez être amené à conserver certains documents plus longtemps si vous êtes en litige avec un professionnel ou si vous avez besoin de les justifier pour obtenir un avantage social.
9. Qui peut me donner des conseils personnalisés sur la conservation de mes papiers ?
Vous pouvez obtenir des conseils personnalisés sur la conservation de vos papiers auprès d'un notaire, d'un avocat ou d'un conseiller juridique. Vous pouvez également contacter les organismes qui ont émis les documents que vous souhaitez conserver.
10. Comment puis-je savoir si un document est authentique ?
Il existe plusieurs moyens de vérifier l'authenticité d'un document :
· Vérifiez la présence de sceaux, de signatures ou d'autres éléments de sécurité.
· Comparez le document à un autre document authentique du même type.
· Contactez l'organisme qui a émis le document pour vérifier son authenticité.
11. Existe-t-il des réglementations spécifiques à la conservation de certains types de documents ?
Oui, il existe des réglementations spécifiques à la conservation de certains types de documents. Par exemple, les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans. Vous trouverez des informations plus précises sur les réglementations applicables à votre situation auprès des organismes compétents.
12. Comment puis-je transmettre mes documents à mes héritiers ?
Vous pouvez transmettre vos documents à vos héritiers en les leur confiant directement ou en les mentionnant dans votre testament. Vous pouvez également les numériser et les stocker dans un endroit accessible à vos héritiers.
13. Quelle est la durée légale de conservation des bulletins de salaires pour l'entreprise ?
L'employeur doit pouvoir garantir la disponibilité des bulletins de paie numériques de ses employés pendant au moins 50 ans ou jusqu'à l'âge de départ en retraite de l'employé + 6 ans.
[Source service-public.fr : quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises]
14. Quand jeter les papiers des impôts ?
Vos déclarations de revenus, avis d'imposition et justificatifs utilisés dans le cadre de votre imposition (justificatif de frais réels par exemple) doivent être conservés trois ans.
15. Combien de temps dois-je conserver les relevés bancaires ?
Voici les information utilises concernant les documents liés à la banque :
· Relevés de compte, talons de chèque : 5 ans
· Chèque à encaisser : 1 an et 8 jours
· Contrat de prêt et autres justificatifs : 2 ans
16. combien de temps dois-je conserver les factures EDF ?
Les factures d'électricité et de gaz émises par EDF ou par un autre fournisseur doivent être conservées pendant une durée de 5 ans. Idem pour les factures d'eau.
17. Quels papiers jeter après un décès ?
Certains documents comme le livret de famille, l’acte de décès, les pièces d’identité ou les titres de propriété du défunt doivent être conservés à vie. Nous vous conseillons de conserver tous les documents en cas de doute mais voici quelques exemples de documents qu’il est largement conseilé de conserver : papiers relatifs aux assurances, documents bancaires, documents relatifs à l’habitation du défunt, les avis d’imposition et de taxes, les documents relatifs à la retraite ou à l’emploi, les papiers des véhicules du défunt.
Pour aller plus loin :
- Que faut-il savoir sur la conservation des documents administratifs ?
- Pour en savoir plus sur la durée d'archivage des factures
- Afin d'approfondir les notions de conservation des documents comptables
- Pour vous expliquer pourquoi garder ses bulletins de salaire et pendant combien de temps