Conservation des documents

Toutes les solutions pour conserver vos documents

La conservation des documents est une obligation et une nécessité pour toutes les entreprises et administrations comme pour les particuliers.

La période légale de conservation de ces archives papiers varie : elle peut durer jusqu’à 30 ans pour certains documents et pour d’autres, être illimitée.

Toute perte ou disparition de l’une de ces archives vitales peut mettre votre entreprise dans l’embarras, avec des conséquences qui seront loin d’être négligeables.

SpéciClass vous propose une solution pour limiter ce risque et mettre vos données à l’abri. Grâce à notre prestation, vous sécuriserez vos documents d’archives papiers à long terme.

Les boîtes à archives assurent une protection mécanique et quelquefois chimique dans la conservation des documents.

 

Le carton, matériau idéal de la conservation des documents papier

Les boîtes en plastique sont à proscrire puisqu’elles favorisent la condensation et donc les moisissures, alors que les documents doivent respirer. Dans la même logique, il ne faut pas conserver de pochettes en plastique à l’intérieur des boîtes d’archivage : avec le temps, le plastique fond, colle au papier, attaque l’encre. Les classeurs, quant à eux, ne protègent pas les documents de la poussière, souvent porteuse de micro-organismes ou des insectes et des rongeurs. Par ailleurs, leur détérioration et leur vieillissement par manipulation nuisent aux documents, à cause de torsions ou l’apparition de rouille. Il est ainsi plus sûr d’ôter toutes les épingles, agrafes et trombones lors du conditionnement des archives.

Ainsi, le carton est le meilleur matériau de conservation dans la durée. En effet, sa porosité permet aux documents de « respirer » et notamment de libérer peu à peu les émanations acides liées à l’oxydation. Par ailleurs, l’utilisation de carton permet souvent la neutralisation des polluants extérieurs et des émanations provenant de documents qui sont parfois acides.

Nos conteneurs d’archives permettent le stockage de tous vos documents en vrac, boites d’archives, liasses, registres ou tous les objets que vous souhaitez préserver et stocker.

Ces conteneurs archives sont fabriqués dans un carton rigide à petite cannelure de 3mm d’épaisseur qui leur procure solidité et résistance et leur permet d’être portés et empilés. Le carton utilisé est certifié FSC, il est 100 % recyclé et 100 % recyclable. Ils peuvent utilisés aussi bien dans le milieu professionnel que privé.

 

25 ans d’expérience au service de l’archivage

Depuis de nombreuses années SpéciClass accompagne des administrations et des professionnels du secteur privé dans l’archivage de leurs documents en papier et de leurs dossiers. Nous proposons des boites et des conteneurs pour des archives d’entreprises, communales, départementales, universitaires et aussi pour l’État ! Nous distribuons notamment nos boites archives en France, en Europe et en Afrique. Grâce à notre savoir-faire, nous avons pu répondre à chaque demande et proposer à nos clients des solutions sur mesure pour leur activité.

C’est pourquoi nous avons conçu plusieurs modèles solides, conformes aux normes actuelles et répondant à la majorité des attentes en matière d’archivage.

Nos boîtes et dossiers d’archives et de conservation de documents répondent aux normes ISO 16245 et ISO 9706 en vigueur en matière d’archivage, certains modèles sont même ignifugés classe M1 permanent. Elles sont certifiées PAT.

Nos boîtes d’archives présentent une excellente respirabilité et sont très solides grâce à leur conception en carton double micro-cannelure. Pour assurer leur résistance, tous les modèles sont doublés sur le fond et bénéficient de renforts latéraux auto-bloqués. Le verrouillage effectué lors du montage rend, par ailleurs, impossible le « démontage » en cas de surcharge.

Nous vous proposons des boites de classement pour chacun de vos usages ainsi que des conteneurs qui vous permettent de stocker vos boîtes d’archives.

Notre boîte d’archives ArchiPro est classique dans sa forme, mais exceptionnelle dans ses caractéristiques chimiques et mécaniques. Elle peut être employée dans la conservation des archives intermédiaires, archives communales, et utilisée pour les archives historiques ou définitives. Ces boites sont aussi parfaitement adaptées comme boites de classement pour les archives courantes (affaires en cours). L’un de ces modèles est ignifugé, ce qui lui offre une résistance accrue au feu ainsi qu’à l’humidité et aux projections d’eau.

Toutes ces boites d’archives sont particulièrement résistantes à l’écrasement, l’éclatement, la déchirure et aux manipulations intensives.

 

Des produits de classement spécifique

Notre gamme de produits comprend également des boites de classement pour des usages spécifiques. Cette catégorie comprend des articles pour la conservation définitive de documents, des sangles d’archivage, ou des dossiers suspendus.

Comme nos autres références, ces produits sont fabriqués avec des matériaux de qualité, résistants, et sont conformes aux normes en vigueur. Nous pouvons ainsi répondre aussi bien aux attentes des administrations que des entreprises en matière d’archivage de documents.

Nous vous proposons plusieurs modèles dont des chemises rigides à soufflet et en carton, des sangles d’archivage en coton épais et des dossiers suspendus de très grande capacité pour le rangement de documents lourds, de grandes dimensions comme des radios médicales. Un modèle est d’ailleurs plébiscité par des établissements hospitaliers pour ranger les dossiers des patients dans des chariots.

Nos dossiers suspendus Mastard s’adaptent à tous les supports standard : armoires de bureau, rayonnages métalliques, tiroirs, etc. Ils permettent d’archiver des documents aux dimensions ou au volume peu usuels.

Ces modèles se caractérisent par une grande stabilité ainsi qu’une forte résistance au poids étant donné qu’ils ne se déchirent pas, même en cas de chargement important.

 

Des boîtes d’archives, mais aussi des sangles d’archivage

Nos sangles en coton à boucle en plastique, en inox ou en acier inoxydable permettent de classer, trier et ranger facilement des piles de documents. Elles sont idéales pour fermer des dossiers, des boîtes d’archivage, des pochettes et lier des papiers entre eux. Elles sont confectionnées en coton naturel tissé en France, la fibre n’est ni traitée, ni colorée afin de préserver le papier de toute acidité quand ils sont en contact.

Elles sont disponibles en plusieurs dimensions et largeurs, et sont confectionnables sur mesure afin de répondre précisément vos besoins. C’est un article indispensable et très pratique pour obtenir un archivage de qualité.

La plupart de nos produits sont réalisables sur-mesure et personnalisables afin de vous proposer un service d’archivage adapté parfaitement à vos besoins de classement de vos documents. Nos produits peuvent être exécutés en reprenant votre logo ou votre charte graphique. Vous pouvez ainsi parfaitement matérialiser l’appartenance de vos archives.