Que faut-il savoir sur la durée de l’archivage comptable en entreprise ?

Quel que soit leur secteur d’activité, les entreprises doivent conserver leur comptabilité. Un archivage qui est obligatoire, néanmoins la durée de conservation des documents varie selon leur nature et les dispositions légales. Par conséquent, il faut distinguer les relevés bancaires, de compte et autres papiers de la banque des registres comptables, des documents fiscaux et sociaux pour savoir combien de temps les garder. De même, la loi prévoit des durées minimales ces durée sont donnée sur le site du service public et y sont régulièrement mises à jour.
Vous pouvez bien sûr garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.
Une entreprise peut donc les conserver au-delà de ces délais si elle le souhaite sauf si les documents contiennent des données personnelles. Et pour les archiver dans de bonnes conditions, mieux vaut faire preuve d’organisation et mettre en place une méthode de classement pour s’y retrouver aisément.

Relevés de compte, papiers de banque … combien de temps faut-il les garder ?

De manière générale, une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité. Cet archivage comptable est obligatoire à titre de preuve car des contrôles peuvent être effectués par l’administration. Mais, combien de temps faut-il garder les relevés bancaires, de compte ? Les talons de chèque ? Les registres de comptabilité ? Les factures des clients ? Des fournisseurs ? En fait, il y a plusieurs réponses puisque la durée de conservation dépend des pièces. Pour la comptabilité, il faut tout conserver pendant 10 ans. Cela concerne le bilan, le livre d’inventaires, le livre de caisse, le compte de résultat et les pièces comptables justificatives telles que les factures, bons de commande et de livraison. En revanche, pour les papiers de la banque comme les talons des chèques et les relevés de comptes bancaires, le délai minimal obligatoire de conservation est de 5 ans.

Quelques conseils pour bien les conserver et les archiver

Après avoir déterminé combien de temps garder des documents liés à la comptabilité d’une entreprise (10 ans) et des papiers de banque (5 ans), il faut s’intéresser à leur archivage. Pour ne pas les perdre et les conserver en parfait état, nous vous conseillons de les ranger dans des boîtes d’archives. Rassemblez-les par nature (relevés de comptes bancaires dans une boîte, talons de chèques dans une autre, idem pour les pièces comptables) et classez-les par année. Choisissez des boîtes adaptées – aux bonnes dimensions donc – et idéalement, ignifugées. Pensez également à inscrire sur le dessus l’année et les papiers archivés pour ne pas perdre de temps lorsque vous les cherchez.