En France, particuliers et professionnels doivent conserver de nombreux documents. Mais combien de temps faut-il les garder ? Factures, extraits de comptes, papiers administratifs, bulletins de paie … pour chaque catégorie, une durée de conservation a été fixée. Il convient de la respecter car durant ce délai, ils peuvent servir de preuves, de justificatifs lors de litiges, de démarches administratives ou pour faire valoir ses droits notamment. Certains constituent également des éléments de l’Histoire, qu’il est important de préserver pour les générations futures. Dès lors, tous doivent donc faire l’objet d’un archivage afin de les garder en parfait état et pouvoir les retrouver rapidement. Pour cela, les boîtes d’archives et de stockage sont vos meilleures alliées !
Une durée de conservation variant selon les documents
Pour chaque papier, il existe un délai de conservation, d’archivage minimal. Si vous vous demandez combien de temps les garder, il faut d’abord tenir compte de leur nature. Et pour vous aider à y voir plus clair, voici quelques exemples de documents administratifs à conserver et qu’il est recommandé d’archiver : 5 ans pour les relevés et extraits de compte ; 10 ans pour un contrat d’assurance-vie ; pendant toute la durée de conservation du véhicule pour les factures liées à son achat, à ses réparations, à son entretien ; toute la vie pour l’acte d’état civil, le livret de famille, des diplômes, le carnet de santé et de vaccination ; 5 ans pour des factures d’électricité, de gaz et d’eau ; 3 ans pour les déclarations de revenus et avis d’imposition sur le revenu ; jusqu’à la liquidation de la retraite pour les bulletins de paie et contrats de travail.
Des archives à conserver pour avoir des preuves en cas de besoin
Combien de temps garder les papiers et les archiver est une question qui revient fréquemment car la durée de conservation varie en fonction des documents, de leur nature (factures, administratifs, bancaires - extraits de comptes par ex – ou encore, médicaux, professionnels …etc.). Pour les conserver pendant ces délais, il faut les ranger dans des boîtes d’archivage ou des classeurs. En fait, le contenant doit permettre un stockage à l’abri de la poussière, de l’humidité afin d’éviter des dégradations. Ainsi, le jour où vous en aurez besoin, vous les trouverez facilement. Et plusieurs raisons peuvent nécessiter de produire des documents : si un litige se produit, pour réaliser des démarches auprès de l’administration, d’organismes, de banques, pour prouver des droits, pour la retraite, pour faire jouer une assurance, une garantie …etc. Ils servent donc de preuves. C’est pour cela qu’il faut bien les archiver et choisir des boîtes de stockage adaptées, aux bonnes dimensions et qui les protègeront.
SpéciClass, spécialiste de l'archivage des documents, vous a préparer des articles complémentaires :
- Que faut-il savoir sur la conservation des documents administratifs ?
- Pour en savoir plus sur la durée d'archivage des factures
- Afin d'approfondir les notions de conservation des documents comptables
- Pour vous expliquer pourquoi garder ses bulletins de salaire et pendant combien de temps