Nos astuces pour une bonne gestion de vos archives

L’archivage physique nécessite un minimum d’organisation. Sans une bonne méthode, cela peut vite devenir compliqué de s’y retrouver. Or tous les documents n’obéissent pas aux mêmes règles, notamment en ce qui concerne la durée et les conditions de conservation. C’est pourquoi il faut être vigilant et utiliser les bons outils tels que des boîtes et conteneurs pour classer et ranger les papiers tout en les protégeant de l’humidité, de la poussière et des autres agressions extérieures. D’autant que la gestion des archives répond à de nombreux enjeux, économiques par exemple. Pour vous aider à gérer efficacement votre archivage, nous vous donnons quelques conseils accessibles à toutes les entreprises, que vous pouvez appliquer dès maintenant.

Réaliser un plan de classement, une étape incontournable

S’il y a bien une démarche à laquelle aucun professionnel ne peut se soustraire, c’est la définition d’un plan de classement. Il s’agit d’une méthode précise et très rigoureuse dans le domaine de l’archivage qui permet de classer efficacement des documents. L’objectif est qu’ils soient aisément accessibles. Il faut également qu’ils soient bien rangés pour éviter que ce soit la pagaille. Ainsi, un plan de classement doit obéir à plusieurs critères :

  1. Accessibilité
  2. Mise à jour
  3. Elimination des papiers inutiles, à supprimer ou en double
  4. Fiabilité

En fait, il fait que vous puissiez vous y repérer facilement pour retrouver rapidement des archives. Tout doit clairement hiérarchisé, réparti et classé en suivant un schéma logique. Cela implique donc de faire du tri, des piles selon la nature des papiers et de respecter le plan défini en amont.

Tenir compte de la nature des documents pour choisir les bonnes solutions d’archivage

On ne conserve pas de la même manière des papiers et un archivage de photographies par exemple. Certains documents nécessitent des solutions de stockage spécifiques, qui les protègent parfaitement. Par conséquent, nous vous conseillons de prendre en compte cela lors de vos achats de boîtes d’archivage et de la mise en place d’un système de classement. En regroupant les pièces en fonction de leur nature (comptables, administratives, fiscales, bancaires …etc.), ce sera plus facile pour vous. En cas de contrôle, cela vous aidera à présenter les bons justificatifs par exemple. Il est également indispensable de respecter les durées légales de conservation. La traçabilité est aussi un point important car elle facilite les recherches. Enfin, quant au plan de classement en lui-même, il peut se baser sur les fonctions de l’entreprise, sur ses structures administratives ou sur les thèmes évoqués dans les documents.