Dans quels cas peut-on perdre ses documents ?

Comme beaucoup de Français, vous devez conserver une quantité impressionnante de papiers (les avis d’imposition, les fiches de paye, les factures, les diplômes...), des tonnes de paperasses encombrantes, mais obligatoires, car même à l’heure du numérique, il est indispensable de garder l’original de certains papiers officiels. De plus, les documents administratifs ne sont pas les seuls papiers à archiver. Les photos ou les lettres sont souvent des souvenirs précieux que vous souhaitez garder intacts le plus longtemps possible. Mais malheureusement, les occasions ne manquent pas pour perdre irrémédiablement ces documents, qui pour certains, sont irremplaçables.

Le domicile vous semble un lieu sûr pour conserver vos documents, or les logements ne sont pas à l’abri d’évènements qui peuvent détruire vos papiers. L’incendie est probablement l’accident domestique le plus destructeur. En France, 263 000 feux par an se déclarent chaque année en moyenne dans des habitations. Le sinistré est doublement pénalisé, car le feu détruit bien souvent les factures indispensables pour se faire rembourser par les assurances. L’eau est également un élément responsable de dommages importants sur vos papiers. En cas d’orage, les lieux de stockage des archives sont susceptibles d’être inondés comme les caves ou les sous-sols, mais même stockés au grenier, vos documents ne sont pas à l’abri de l’eau. Une tuile cassée et la pluie peut pénétrer facilement et endommager vos lettres et données importantes conservées sous format papier. Pensez aussi à destructions liés aux pigeons, aux rongeurs, à l'urine des chats et autre animaux qui utilisent vos archives comme nid ou litière. Lors d’un cambriolage, vos documents peuvent être subtilisés, car même si les voleurs dérobent plus souvent l’argent et les bijoux, certains papiers administratifs peuvent représenter une source d’information fort utile pour des personnes malhonnêtes.

D’autres dangers plus insidieux menacent l’intégrité de vos documents. Si la moisissure est l’ennemi numéro 1 du papier et en peu de temps vous pouvez retrouver vos précieux documents complètement illisibles, il faut savoir qu'une boite de conservation courante dont le carton est acide va détruire encore plus surement le papiers.
 La lumière (naturelle et artificielle) est responsable également de la dégradation progressive de vos archives. L’encre va inéluctablement s’effacer et le papier va jaunir sous l’effet des rayons infrarouges et ultraviolets. Les insectes peuvent également contribuer à la dégradation de vos documents. Les poissons d’argent et les vrillettes sont friands de la cellulose constituant le papier.

Pour préserver vos documents, vous avez la possibilité de les sauvegarder sous format numérique (clé USB, DVD ou un disque dur externe ou interne). Toutefois, cette solution n’est pas infaillible, en effet ces supports sont sensibles aux chocs et leur durée de vie est limitée. Ainsi, la longévité des CD/DVD gravés a été estimée entre 5 et 10 ans en fonction de la qualité du matériel et des conditions de stockage. Le risque zéro n’existe pas, pour vous prémunir des désagréments liés à la perte de vos documents, il est impératif de laisser des copies (sous format papier ou numérique) dans des lieux bien séparés géographiquement. Pour vos documents précieux et uniques comme par exemple vos titres de propriété, il est préférable de les conserver dans des boîtes de rangement ignifuges et résistantes à l'eau et dont le carton affiche un pH neutre.