Les dossiers suspendus : un outil de rangement indispensable pour le bureau
Qu’est-ce qu’un dossier suspendu ?
Le dossier suspendu est un outil de rangement incontournable pour le bureau. Il permet de classer et d'organiser vos documents de manière efficace et de gagner de la place. Que vous soyez un particulier, un professionnel ou une administration, les dossiers suspendus vous aideront à gérer vos documents de manière optimale.
Avantages du dossier suspendu
Gain de place : Les dossiers suspendus occupent moins d'espace que les classeurs traditionnels.
Organisation efficace : Ils permettent de classer vos documents par thème, par date, par ordre alphabétique, etc.
Classement facile : Il est facile d'ajouter ou de supprimer des documents dans les dossiers suspendus.
Accessibilité : Les documents sont facilement accessibles et consultables.
Protection des documents : Les dossiers suspendus protègent vos documents de la poussière et de l'humidité.
Inconvénients des dossiers suspendus :
Coût : Les dossiers suspendus peuvent être plus chers que les classeurs traditionnels.
Fragilité : Les dossiers suspendus en carton peuvent être fragiles.
Nécessité d'un système de classement : Pour être efficaces, les dossiers suspendus doivent être utilisés avec un système de classement logique.
Comment peut-on utiliser les dossiers suspendus pour l’archivage de mes documents ?
Les dossiers suspendus peuvent être utilisés pour :
- · Ranger des documents administratifs
- · Classer des factures
- · Archiver des documents
- · Organiser des dossiers médicaux
- · Stocker des photos
- · Conserver des cours ou copies d'examens
Les dossiers suspendus sont utilisés dans de nombreux secteurs d'activité, notamment :
Les bureaux, les administrations, les entreprises, les professions libérales, les associations, les écoles, les archives…
Comment choisir ses dossiers suspendus ?
Format
Les dossiers suspendus existent en différents formats, les plus courants étant A4 et A5. Le format A4 est le plus adapté pour les documents standard, tandis que le format A5 est plus pratique pour les documents de petite taille.
Matière
Les dossiers suspendus sont disponibles en carton, en plastique et en métal. Les dossiers en carton sont les plus économiques, mais ils sont également les plus fragiles. Les dossiers en plastique sont plus résistants et les dossiers en métal sont les plus durables.
Couleur
Les dossiers suspendus existent en différentes couleurs. Vous pouvez choisir des couleurs différentes pour différencier les catégories de documents.
Type de suspension
Il existe deux types de suspensions : les suspensions simples et les suspensions doubles. Les suspensions simples sont les plus courantes, mais les suspensions doubles sont plus stables.
Nombre de dossiers
Le nombre de dossiers nécessaires dépend du volume de documents à ranger. Il est important de choisir un nombre de dossiers suffisant pour éviter que les dossiers ne soient trop remplis.
Comment organiser ses dossiers suspendus ?
Système de classement
La première étape consiste à créer un système de classement logique. Vous pouvez classer vos documents par thème, par date, par ordre alphabétique, etc.
Étiquetage
Il est important d'étiqueter les dossiers de manière claire et précise. L'étiquette doit indiquer le contenu du dossier, la date et toute autre information pertinente. Nous vous conseillons l'usage d'étiquettes en rouleau ou bien les étiquettes millésimes pour le repérage temporel de vos dossiers.
Rangement des documents
Il est important de ranger les documents dans les dossiers appropriés. Il est également important de respecter le système de classement.
Conseils pour optimiser l'utilisation des dossiers suspendus
Utilisez des intercalaires
L'utilisation d'intercalaires permet de séparer les documents et de faciliter la recherche.
Stockage
Les dossiers suspendus peuvent être stockés dans des tiroirs de bureau, des classeurs ou des armoires.
Archivage
Les documents anciens peuvent être archivés dans des boîtes d'archives.
Le dossier suspendu est un outil de rangement simple et efficace qui peut vous aider à organiser vos documents de manière optimale. En suivant les conseils de cet article, vous pourrez choisir les dossiers suspendus adaptés à vos besoins et les utiliser de manière optimale.
Quelles sont les alternatives aux dossiers suspendus ?
Classeurs
Pochettes perforées